mis à jour le : 26/05/2025

 

Le présent document s’applique aux données que nous collectons en ligne, sur nos sites internet et applications mobiles, mais également aux données que nous collectons hors ligne dans locaux ou lors d’évènements.

Nous souhaitons vous apporter toutes les informations nécessaires à votre compréhension sur l’utilisation de vos données :

1. 1. Qui est responsable de l’utilisation de vos données ?
2. 2. Avec qui sont partagées vos données ?
3. 3. A quelle occasion vos données personnelles sont-elles collectées ?
4. 4. Quelles données collectons-nous ?
5. 5. Comment utilisons-nous vos données et pendant quelle durée les conservons-nous ?
6. 6. Y-a-t-il des mesures spécifiques pour les mineurs ?
7. 7. Où vos données personnelles sont-elles conservées ?
8. 8. Comment vos données sont-elles sécurisées ?
9. 9. Quels sont vos droits sur vos données ?
10. 10. Une question ?

 

1. Qui est responsable de l’utilisation de vos données ?

Lorsque vous vous inscrivez et/ou accédez à nos services, vos données personnelles sont à la fois traitées par :

– ARFISS, association de loi 1901, immatriculée 775 716 152, ayant son siège au 1 rue Guynemer, 86005 Poitiers,
Et,
– IRTS (Institut Régional du Travail Social), établissement affiliée à l’ARFISS ayant son siège social situé au 1 rue Guynemer, 86005 Poitiers.

Dans la présente politique le « nous », vise ces deux entités, qui peuvent agir ensemble comme responsables conjoints pour les traitements référencés ci-dessous hors données nominative.

Si l’ARFISS est en charge de la gestion et de la supervision du système permettant de collecter et de procéder aux traitements de vos données, il appartient toutefois uniquement à l’IRTS, en tant que responsable de traitement autonome, de gérer la relation contractuelle avec vous, de vous fournir les services commandés, et réaliser les opérations marketing et publicitaires sur ses services et ses marques.

 

2. Avec qui sont partagées vos données ?

Destinataires internes à l’IRTS et ARFISS :

Vos données sont traitées conjointement par l’ARFISS et l’IRTS.

Au sein de ces entités, vos données ne sont accessibles qu’à un nombre limité de personnes, au sein de services spécifiques (admissions, vie étudiante, comptabilité, service informatique, etc), uniquement si l’accès aux données est nécessaire pour les besoins de leurs fonctions.

Vos données ne sont en revanche pas partagées avec d’autres sociétés, à moins que vous l’ayez autorisé expressément ou que vous soyez un client professionnel.

Pour notre clientèle professionnelle, et sauf si vous opposez à ce traitement, vos données peuvent être partagées à d’autres sociétés afin de vous permettre de recevoir nos offres sur l’ensemble des produits susceptibles de vous intéresser.

Destinataires externes à l’ARFISS et l’IRTS :

• Vos données peuvent également être partagées à des destinataires externes :
• A tous nos prestataires techniques dont l’intervention est nécessaire à la réalisation des traitements mentionnés ci-dessous (prestataires informatiques, prestataire de paiement, imprimeur, etc), dans le but de traiter votre demande et d’améliorer nos services et exclusivement dans les limites de nos instructions ;
• Uniquement si vous y consentez expressément, à nos partenaires, afin de recevoir par email davantage d’offres promotionnelles et autres bons plans. Dans ce cas, la liste des partenaires vous sera communiquée lors du recueil de votre consentement.
• Le cas échéant, aux autorités nationales ou locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation.

 

3. A quelle occasion vos données personnelles sont-elles collectées ?

Nous pouvons collecter vos données personnelles à différentes occasions :

En ligne :

Sur notre site internet ou nos applications mobiles, pour recevoir nos newsletters, ou pour les besoins de la connexion à votre compte, de réaliser vos commandes ou encore bénéficier de nos services numériques.

Au sein de nos établissements :

Lorsque que vous profitez de nos installations, accessibilité aux personnes en situation de handicap, navigation sur le wifi public.

Lors de nos interactions avec vous :

Lorsque vous ouvrez ou répondez à une newsletter, participez à une enquête de satisfaction ou aux journées portes ouvertes. Lorsque vous sollicitez nos services pour porter une réclamation.

Via nos Partenaires :

Lorsque vous accédez à nos services en passant par un intermédiaire.

 

4. Quelles données collectons-nous ?

Nous ne collectons que les données qui sont strictement nécessaires à leur utilisation, pas plus !

Selon votre parcours au sein de l’ARFISS et de l’IRTS ou sur nos sites internet, nous pouvons collecter les informations suivantes :

• Les informations nécessaires à la création de votre compte (nom, prénom, adresse mail, civilité)
• Informations d’identités
• Informations de paiement
• Coordonnées postales
• Numéro de téléphone
• Date de naissance
• Photographie
• Données de navigation (sur ce sujet, consultez nos informations sur les cookies !)
• Passeport, carte d’identité pour les admissions et inscriptions
• Pièces justificatives pour les dossiers pédagogiques.
• Pièces justificatives sur le handicap
• Pièces justificatives tel que les diplômes, justificatif de domicile, etc. La présentation de pièces justificatives originales vous sera demandé par les secrétariats. Une copie de ce justificatif pourra être réalisée, pour les besoins du suivi administratif ainsi que dans la lutte contre la fraude.

 

5. Comment utilisons-nous vos données et pendant quelle durée les conservons-nous ?

A l’issue des durées de conservation définies ci-après, nous les effaçons de nos systèmes ou procédons à leur anonymisation afin qu’elles ne permettent plus de vous identifier.

Traitements	Fondement juridique	Durées de conservation des données
Compte étudiant / client	Exécution du contrat	Pendant le temps où votre compte étudiant / client est actif, et jusqu’à 3 ans après la dernière connexion à votre compte.
Traitement des admissions et des inscriptions	Exécution du contrat	Pour les règlements en ligne : pendant cinq ans à compter de la date de paiement si le montant de la est inférieur à 120 €, pendant dix ans si le montant est égal ou supérieur à 120 €. Les données liées à votre carte bancaire sont conservées pendant 13 mois par nos prestataires de paiement après la dernière date de débit à des fins de preuve en cas de contestation de la transaction (15 mois en cas de cartes de paiement à débit différé). Le cryptogramme n’est pas conservé au-delà de la transaction.
Enquêtes de satisfaction	Intérêt légitime	Durée nécessaire pour la réalisation de l’objectif de l’enquête, puis anonymisée ensuite.
Envoi de newsletters/ campagnes de prospection par mail ou sms. Si avez également accepté les cookies, vous pouvez également recevoir des relances.	Consentement ou intérêt légitime si vous êtes un client professionnel	3 ans pour les prospects, et 5 ans pour les clients, à compter de votre dernier contact avec nous (ex : une demande de documentation commerciale, un clic sur un lien hypertexte contenu dans notre newsletter).
Traitements des réclamations	Exécution du contrat	5 ans après la clôture du traitement de la réclamation
Etablissements de statistiques	Intérêt légitime	Durée nécessaire pour la réalisation de l’objectif visé par les statistiques, puis anonymisation.
Copie des pièces justificatives	Intérêt légitime et lutte contre la fraude	24h après la collecte
Personnalisation de la navigation/profilage	Consentement	12 mois
Utilisation du wifi public que nous mettons à votre disposition	Obligation légale	1 an (conservation des données de connexion techniques)
Exercices de vos droits RGPD	Obligations légales	10 ans à compter de la clôture de la demande. Lorsque la collecte d’un justificatif d’identité a été nécessaire, celui-ci est supprimé dès que la vérification a été effectuée.
Gestion des contentieux	Intérêt légitime	Jusqu’à épuisement des voies de recours.
Candidature	Intérêt légitime	2 ans suivant la collecte des données pour les candidatures non retenues.
RQTH	Intérêt légitime	2 ans suivant le dernier contact

Zoom sur le profilage à des fins de personnalisation de nos contenus :

Nous sommes en mesure de personnaliser l’affichage des contenus de notre site internet, de vous envoyer des newsletters, ou des notifications « push » sur votre téléphone mobile, qui sont adaptés à vos besoins.

Nous mettons en œuvre cette personnalisation uniquement sur la base des informations que nous avons directement collectées auprès de vous (et uniquement celles-ci), et de vos données de navigation sur notre site internet ou notre application mobile, dès lors que vous avez accepté les cookies.

Ces informations nous permettent également de mieux cibler nos campagnes publicitaires sur les sites tiers (ex : les réseaux sociaux) afin qu’elles correspondent davantage à vos centres d’intérêts.

Les données utilisées pour réaliser ce profilage repose sur :
– Un historique de 5 ans maximum concernant les données de votre compte client ;
– Un historique de 12 mois maximum pour les données de navigation sur notre site et/ou application mobile.

 

6. Y-a-t-il des mesures spécifiques pour les mineurs ?

Nous ne dirigeons aucun traitement de données spécifiquement envers les mineurs.

En cas d’utilisation de nos services par une personne âgée de moins de 15 ans, nous recommandons qu’elles soient accompagnées d’un adulte. Le consentement des parents ou du tuteur légal pourra être recueilli au moment de la collecte de ces données, au besoin.

 

7. Où vos données sont-elles conservées ?

Toutes vos données personnelles sont exclusivement conservées sur des serveurs situés sur le territoire de l’Union Européenne ou des pays offrant un niveau de protection dit « adéquat » (ex : le Royaume Uni, la Suisse).

Bien qu’hébergées sur le territoire de l’Union Européenne, ces données peuvent être accessibles depuis des pays tiers lorsque nous avons recours à des prestataires techniques (ex : AWS, Adobe, Microsoft, Google), qui sont établis à l’étranger (à savoir : Royaume-Uni, Etats-Unis, Israël). Les accès depuis ces pays sont considérés comme des transferts de données, mais sont nécessaires au bon fonctionnement et à la maintenance des outils informatiques qu’ils proposent. Ces prestataires disposent d’une réelle expertise qui justifie leur sollicitation.

Nous mettons tout en œuvre avec ces prestataires pour que vos données soient protégées conformément à la réglementation européenne. Ces prestataires n’agissent que dans le cadre de nos instructions. Un contrat est systématiquement conclu avec ces derniers et les transferts de données personnelles sont encadrés par la signature de clauses contractuelles renforcées spécifiquement prévues à cet effet (clauses contractuelles types -CCT- éditées par la Commission européenne) dès lors que les lois du pays concernés n’offrent pas une protection équivalant au RGPD (pays dits « adéquats »). Le cas échéant des mesures techniques ou juridiques complémentaires sont mises en place.

 

8. Comment vos données sont-elles sécurisées ?

La sécurité de vos données personnelles est au centre des préoccupations l’ARFISS et de l’IRTS, qui mutualisent leurs ressources pour vous assurer un niveau de sécurité approprié et à jour de l’état de l’art.

Afin de préserver la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles et notamment de les protéger contre la destruction illicite ou accidentelle, la perte ou l’altération accidentelle, ou encore la divulgation ou l’accès non autorisé, l’ARFISS et l’IRTS prennent ainsi les mesures techniques et organisationnelles appropriées, et impose à ses sous-traitants le même degré d’exigence. Ces mesures sont adaptées selon le niveau de sensibilité des données traitées et selon le niveau de risque.

L’ARFISS et l’IRTS a mis en place des procédures visant à détecter, analyser et suivre les incidents de sécurité ainsi que toute suspicion de violation de vos données personnelles, et de pouvoir bloquer l’accès à la donnée à tout moment.  Des procédures de gestion des habilitations nominatives ont par ailleurs été mises en place afin de veiller à ce que les accès aux données soient le plus restreint possible.

Malgré nos efforts, des vulnérabilités peuvent encore être présentes dans nos systèmes. Si vous pensez avoir détecté une faille, nous vous invitons à nous contacter.

 

9. Quels sont vos droits sur vos données ?

Vous disposez de plusieurs droits sur vos données personnelles en notre possession :

– Le droit de vous opposer : Vous ne souhaitez plus recevoir nos communications commerciales, vous opposer à une décision liée à votre profilage, ou retirer un consentement
– Le droit de rectifier vos données : un déménagement ? un changement d’adresse email ? faites-le nous savoir en tenant vos données à jour !
– Le droit d’accéder à vos données : vous pouvez demander dans un format compréhensible, la communication d’une copie de l’ensemble des données personnelles vous concernant en notre possession.
– Le droit d’effacer vos données : Vous souhaitez supprimer l’ensemble de votre compte client et effacer toutes vos données personnelles en notre possession. Nous nous conformerons à votre demande à l’exception des archives comptables et fiscales sur vos transactions ainsi que celles nécessaires à la constitution de nos fichiers de preuve (en cas de mise en cause éventuelle contentieuse), dont la conservation est obligatoire.
– Le droit de geler l’utilisation de vos données : vous faites face à une situation litigieuse et souhaitez empêcher l’effacement de vos données, vos données seront ainsi conservées sans être utilisées.
– Le droit d’emporter vos données : Vous souhaitez récupérer une partie de vos données. Libre à vous ensuite de les stocker ailleurs ou de les transmettre facilement d’un système à un autre, en vue d’une réutilisation à d’autres fins.

Vous trouverez toutes nos informations de contact ci-dessous pour exercer ces droits.

 

10. Une question ?

Une question ? Vous souhaitez cesser de recevoir nos newsletters ? Supprimer votre compte ?

Nous avons nommé un délégué à la protection des données personnelles chargée de répondre à l’ensemble de vos questions et veiller à la protection de vos données personnelles.

Nous vous invitons à remplir le formulaire prévu à cet effet, votre demande sera traitée dans un délai d’un mois maximum. Pour les applications mobiles, n’oubliez que vous pouvez modifier à tout moment vos autorisations depuis les paramètres de votre téléphone, pour chacune de vos applications.

– Par courrier postal à l’adresse suivante : IRTS Poitou-Charentes – 1 rue Guynemer, 86005 Poitiers Cedex. ;
Ou
– Par courrier électronique à l’adresse suivante : rgpd@irts-pc.eu

En cas de doute sérieux sur votre identité, et s’il ne peut être fait autrement, il pourra vous être demandé de produire un justificatif d’identité pour l’exécution de votre demande, simplement aux fins de nous assurer que nous intervenons bien auprès de la bonne personne.

Si en dépit de nos efforts, vous estimez notre réponse incomplète, vous pouvez contacter la CNIL https://www.cnil.fr/fr